Missatgeria instantània i imprescindible:

Captura de pantalla 2014-11-27 a les 17.51.27
És difícil imaginar-se avui la gestió d’un grup de treball o un despatx professional sense l’ús d’aquestes eines ràpides i àgils. Mal utilitzades ens omplen el telèfon de soroll i distracció… però poden ser un instrument d’eficiència. T’expliquem com. Article publicat al número 185 de Theknos, la revista del Col·legi d’Enginyers Graduats i Enginyers Tècnics Industrials de Barcelona (CETIB).
La missatgeria instantània és, avui, una de les principals eines d’una organització. Té en la rapidesa i facilitat d’ús els seus grans valors i pot esdevenir, se l’utilitzem correctament, un instrument de coordinació de primer ordre, tota vegada que un bon recurs per compartir informació i coneixement i canalitzar queixes i propostes dins l’empresa i/o els contactes professionals.
L’auge de la missatgeria instantània el podem valorar en relació a la penetració del correu electrònic, que se situa ara en el 69,5% –la dada més baixa des del 68,6% del 1997– mentre que l’ús de serveis com Whatsapp, Line o Telegram arriben fins al 82,7%. Són dades del darrer estudi d’audiència d’internet elaborat per l’AIMC.
Abans, que res, però, fem un breu repàs als tres clients principals de missatgeria mòbil.
Whatsapp té més de 430 milions d’usuaris i permet compartir imatges, vídeos, ubicació i contactes. Admet grups de fins a 50 persones i útils llistres de distribució. Té un preu de 0,99 cèntims l’any, per bé que el primer és gratuït. No té versió web i de moment no admet trucades (qüestió en la que s’està treballant, per cert). Té llacunes de seguretat.
El Line és el seguent de la llista, amb 360 milions d’usuaris registrats. És gratis, és més segur i té versió per a escriptori. Té una interfície més variada, amb la possibilitat d’enviar ‘stickers’, unes emoticones evolucionades, que, amb tot, poden generar un marc de treball menys focalitzat.
Finalment, Telegram, amb 100 milions d’usuaris, i amb la seguretat com a bandera i l’opció d’enviar missatges encriptats que s’autodestrueixen amb un temps determinat. Permet enviar tota mena d’arxius, també documents i és gratis, ja que està fet amb programari lliure.
A banda d’aquests tres serveis, també hi ha altres opcions de missatgeria que també es poden utilitzar al mòbil, vinculats amb Windows (Messenger), Facebook, Yahoo (Messenger), Google (hangouts) o Apple, amb ichat o imessage.
Aspectes a tenir en compte
A l’hora de decidir-se hi ha diferents aspectes a tenir en compte. El preu pot ser-ne un, per bé que avui en dia, aquest, des d’un punt de vista professional, no sembla ser una variable de pes. La seguretat, en canvi, sí que és un element a tenir en compte, així com la robustesa de l’aplicació.
En el cas de la seguretat, Telegram i Line estan una passa o dues respecte WhatsApp; i en el cas de la fiabilitat… bé, diguem que aquest és un dels aspects més delicats. De moment, es tracta de serveis gratuïts o pràcticament gratuïts i el servei ‘postvenda’ per ara és un dels grans sacrificats.
L’existència o no d’accés web pot ser un altre dels elements a considerar, ja que el fet de poder gestionar el compte des de l’ordinador de sobretaula pot fer guanyar comoditat, especialment en les persones la feina de les quals és sobretot de despatx.
Cal tenir en compte, finalment, el caràcter efímer (consubstàncial al seu caràcter instantani) i la falta d’eines per auditar el seu ús.
Alguns consells
  1. Defineix quin canal és més apropiat: hi ha determinades comunicacions que requereixen una comunicació més formal, i aquí el correu-e garanteix facilitat d’arxiu, resposta i seguiment. En debats vius, potser val la pena decantar-se per la vídeo conferència amb diferents veus (hangout). I finalment, no oblidem que en alguns casos, la trucada continua sent la manera més instantània de contactar amb algú.
  2. Pacta amb el teu grup de treball un protocol d’utilització dels grups: és útil definir un horari (per evitar missatges a hores intempestives i afavorir la concil·liació) i assegurar-se que els membres del grup segueixen el tema i que no hi ha interferències amb qüestions que distorsionen el seguiment de la feina.
  3. Pots definir un grup de distribució (grup d’adreces) sense haver de fer un grup. Això facilita que puguis enviar informació sense haver d’anar agregant telèfons a un gran número de persones, estalviant temps i les desaventatges del grup (limitació de persones, que algú pugui fer una resposta a tothom, soroll, etc). Aquesta pot ser una eina útil per tenir els clients al dia, per comunicar o recordar novetats, canvis d’agenda, incidències, etc.
  4. Els serveis de missatgeria instantània permeten compartir moltes més coses, a més de missatges de text o fotografies. La geolocalització és interessant per compartir on estem, on hem fet una incidència o hem observat una determinada deficiència o tema a seguir després al despatx. També és útil l’opció d’enviar contactes; una bona manera de socialitzar una determinada reunió de treball o assegurar un servei postvenda.
  5. Amb el temps, tindrem a l’arxiu del nostre client de missatgeria instantània un un capital que val la pena conservar. Fes còpies de seguretat del teu telèfon, sincronitza’l diàriament, al núvol o a l’equip. Descarrega’t historial regularment.
  6. Estudia habilitar un telèfon mòbil per a fer-ne públic el número i oferir atenció via WhatsApp. El client o usuari pot contactar amb tu per fer-te preguntes, comentar-te qüestions i tu pots anar ampliant una llista de distribució amb persones a qui interessen els teus productes o serveis per a ampliar informació o enviar actualitzacions.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *